Synology Drive statt Dropbox: die eigene Firmen-Cloud
Dropbox ist für viele kleine Unternehmen der erste Cloud-Speicher überhaupt gewesen. Schnell eingerichtet, funktioniert zuverlässig, jeder kennt es. Das Problem zeigt sich meistens erst später: das Team wächst, der Datenbestand wächst mit, und die monatliche Rechnung wächst ebenfalls, und zwar pro Nutzer. Was als kleines Zusatz-Abo begann, wird über die Jahre zu einem laufenden Fixkostenblock, der nie wieder verschwindet.
Eine Alternative, die viele KMU noch nicht auf dem Schirm haben: Synology Drive, die eigene Firmen-Cloud auf einem Synology NAS im eigenen Haus. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Synology Drive kann, was der Umstieg über drei Jahre gerechnet tatsächlich bedeutet, und für wen sich das lohnt.
Was ist Synology Drive überhaupt?
Synology Drive ist die Sync- und Freigabe-Software, die auf jedem Synology NAS mitläuft. Funktional ist sie mit Dropbox oder OneDrive vergleichbar: Dateien werden zwischen NAS und allen verbundenen Geräten automatisch synchron gehalten, per Desktop-App, Mobil-App oder Web-Oberfläche. Der große Unterschied liegt darin, wo die Daten tatsächlich liegen: nicht auf Servern eines Cloud-Anbieters irgendwo auf der Welt, sondern auf der eigenen Hardware im Büro.
Team-Ordner ermöglichen es mehreren Mitarbeitern, an denselben Dateien und Verzeichnissen zu arbeiten, mit klaren Lese- und Schreibrechten pro Person oder Gruppe. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald ein Nutzer mit Schreibrecht eine Datei bearbeitet.
Versionierung läuft im Hintergrund mit. Über den sogenannten Version Explorer lässt sich jede Datei auf einen früheren Stand zurücksetzen, egal ob sie versehentlich überschrieben, gelöscht oder durch einen Fehler beschädigt wurde. Synology arbeitet dabei mit einem Intelliversioning-Algorithmus, der gezielt die Versionen mit den relevantesten Änderungen behält, statt jede kleinste Anpassung dauerhaft zu speichern. Das spart Speicherplatz, ohne dass wichtige Wiederherstellungspunkte verloren gehen.
Zusätzlich gibt es ShareSync, mit dem sich Dateien und Ordner zwischen mehreren Synology-Systemen an unterschiedlichen Standorten automatisch abgleichen lassen, etwa zwischen einer Zentrale und einer Filiale.
Für den Alltag gibt es Apps für Windows, macOS und Linux sowie mobile Apps für iOS und Android. Ein praktischer Unterschied zu klassischen Sync-Diensten ist die On-demand-Synchronisierung: Statt jede Datei zwingend lokal auf jedem Gerät zu spiegeln, lassen sich Dateien bei Bedarf online halten und erst beim Öffnen heruntergeladen. Das schont Speicherplatz auf Laptops mit kleinerer Festplatte, ohne dass Mitarbeiter auf den vollen Datenbestand verzichten müssen.
Für die Freigabe nach außen, etwa an Kunden oder Partner, lassen sich einzelne Ordner oder Dateien über Links mit Ablaufdatum und Passwortschutz teilen, ganz ähnlich wie man es von Dropbox oder Google Drive kennt. Der Unterschied bleibt aber bestehen: die eigentlichen Daten liegen weiterhin auf dem NAS im eigenen Haus, nur der Freigabelink verlässt das Unternehmen.
Kostenvergleich über 3 Jahre: Dropbox-Abo vs. eigenes NAS
Der Unterschied zwischen Dropbox und Synology Drive ist im Kern ein Unterschied zwischen zwei Kostenmodellen: laufendes Abo pro Nutzer gegen einmalige Hardware-Investition.
Nach aktuellen Dropbox-Preisen liegt der Business-Einstiegstarif „Standard" bei rund 12 Euro pro Nutzer und Monat, der nächste Tarif „Advanced" mit mehr Speicher, längerer Dateiwiederherstellung und Verschlüsselungsfunktionen bei rund 18 Euro pro Nutzer und Monat. Beide Tarife sind reine Abo-Modelle: die Kosten laufen weiter, solange das Konto besteht, und sie steigen automatisch mit, sobald das Team wächst.
Ein Rechenbeispiel für ein Unternehmen mit zehn Mitarbeitern im Standard-Tarif:
| Dropbox Business Standard | Synology Drive (NAS) | |
|---|---|---|
| Kostenmodell | Laufendes Abo pro Nutzer | Einmalige Hardware-Investition |
| Monatliche Kosten bei 10 Nutzern | ca. 120 Euro | keine laufende Lizenzgebühr |
| Kosten über 3 Jahre | ca. 4.300 Euro (bei jährlicher Abrechnung) | einmalige NAS-Investition, danach nur Strom und ggf. Wartung |
| Kosten bei Team-Wachstum | steigt automatisch pro neuem Nutzer | Speicher lässt sich erweitern, Softwarekosten bleiben bei null |
| Speicherort der Daten | Server des Anbieters (USA) | eigenes Gerät im Haus |
Der genaue Betrag für die NAS-Investition hängt vom Speicherbedarf ab und wird nach einer kurzen Bestandsaufnahme als Fixpreis kalkuliert, da für Synology-Hardware individuelle Angebotspreise gelten. Der grundsätzliche Effekt bleibt aber gleich: während bei Dropbox die Kosten linear mit der Zeit und mit jedem neuen Nutzer steigen, ist die Investition ins eigene NAS nach der Einrichtung im Wesentlichen abgeschlossen. Synology Drive selbst ist lizenzkostenfrei, es gibt kein Abo pro Nutzer.
Datenhoheit: warum das für viele KMU der eigentliche Grund ist
Für manche Unternehmen ist der Kostenvergleich gar nicht der Hauptgrund für den Umstieg, sondern die Frage, wo die eigenen Daten tatsächlich liegen. Bei Dropbox liegen die Daten auf der Infrastruktur eines US-amerikanischen Anbieters. Für die DSGVO-Dokumentation bedeutet das zusätzlichen Aufwand: Auftragsverarbeitungsvertrag, Standardvertragsklauseln, Nachweis über den Umgang mit internationalen Datentransfers.
Mit Synology Drive liegen die Firmendaten physisch auf dem NAS im eigenen Büro. Du weißt genau, in welchem Raum, auf welchem Gerät und unter welchen Zugriffsregeln deine Daten verarbeitet werden. Für Branchen mit sensiblen Kundendaten, etwa Arztpraxen, Kanzleien oder Handelsbetriebe mit Kundendatenbanken, ist das ein handfester Vorteil, nicht nur eine theoretische Compliance-Frage.
Wo Synology Drive an Grenzen stößt
Der Umstieg ist kein Selbstläufer, und es gibt Situationen, in denen ein Abo-Dienst wie Dropbox weiterhin die bessere Wahl sein kann.
Wartung liegt in deiner Verantwortung. Bei Dropbox kümmert sich der Anbieter um Updates, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit im Hintergrund. Bei einem eigenen NAS übernimmst du diese Aufgabe, oder du lässt sie im Rahmen einer Wartung & Betreuung abdecken.
Die Internetanbindung des Standorts spielt eine Rolle. Für den Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice braucht es eine stabile Anbindung des Büros, entweder über die Drive-App mit sicherer Synchronisierung oder per VPN. Bei sehr schwacher Standleitung kann das zur Bremse werden.
Für sehr kleine Teams mit minimalem Datenvolumen kann ein Gratis- oder Einstiegstarif eines Cloud-Anbieters anfangs günstiger sein als eine NAS-Investition. Der Umstieg lohnt sich vor allem, sobald mehrere Nutzer und wachsende Datenmengen im Spiel sind.
Für wen sich der Umstieg rechnet
Am deutlichsten rechnet sich Synology Drive für Unternehmen, die bereits mehrere Dropbox- oder Cloud-Lizenzen bezahlen, deren Datenvolumen kontinuierlich wächst, und die ohnehin ein zentrales Speicher- und Backup-System für ihre Firmendaten brauchen. In diesem Fall übernimmt ein einziges NAS gleich mehrere Aufgaben: zentraler Speicher, eigene Firmen-Cloud über Synology Drive, und automatische Sicherung nach der 3-2-1-Regel mit Active Backup for Business. Statt drei getrennte Abo-Dienste zu bezahlen, läuft alles über ein Gerät.
Nutzt dein Unternehmen zusätzlich Google Workspace, lässt sich das NAS mit den Workspace-Daten synchronisieren. Das ergibt eine zusätzliche lokale Kopie und schnellen Zugriff, ohne dass du dich zwischen den beiden Systemen entscheiden musst.
Wie der Umstieg von Dropbox auf Synology Drive praktisch abläuft
Ein Wechsel des Cloud-Systems klingt nach einem größeren Projekt, lässt sich aber in klaren Schritten planen, ohne dass der Betrieb dabei stillsteht.
Bestandsaufnahme. Zuerst wird erfasst, wie viele Nutzer aktiv sind, wie groß der aktuelle Datenbestand in Dropbox ist und wie stark er in den letzten Jahren gewachsen ist. Daraus ergibt sich die passende NAS-Größe inklusive Wachstumspuffer.
Struktur planen. Team-Ordner, Berechtigungen und die Ordnerstruktur werden vor dem eigentlichen Umzug festgelegt, damit die Daten nicht einfach eins zu eins aus Dropbox übernommen werden, sondern gleich sauber organisiert landen.
Daten migrieren. Die Dateien werden von Dropbox auf das neue NAS übertragen. Bei größeren Datenmengen läuft das im Hintergrund, während Dropbox parallel noch aktiv bleibt, damit niemand im Tagesgeschäft unterbrochen wird.
Clients umstellen und einschulen. Auf den Arbeitsplätzen wird die Dropbox-App durch die Synology Drive Client-App ersetzt. Für Mitarbeiter, die bisher nur den Windows Explorer oder Finder genutzt haben, ändert sich im Alltag kaum etwas, die Dateien liegen weiterhin in einem synchronisierten Ordner am eigenen Rechner.
Zugriff von unterwegs einrichten. Über die mobile Drive-App oder eine sichere VPN-Verbindung bleibt der Zugriff von unterwegs erhalten, ohne dass dafür offene Ports oder unsichere Freigaben im Netzwerk nötig sind.
Dropbox-Abo kündigen. Erst wenn alles läuft und getestet ist, wird das alte Abo beendet. So gibt es während der Umstellung keinen Moment, in dem Daten nur an einem Ort liegen.
Praxisbeispiel: mehrere Terabyte Dropbox durch ein eigenes System ersetzt
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: eine Arztpraxis mit mehreren Terabyte an Bild- und Patientendaten, die zuvor über Dropbox verwaltet wurden, ist komplett auf ein eigenes NAS-System umgestiegen. Der Auslöser war eine Kombination aus steigenden Kosten, dem Wunsch nach klarer Datenhoheit für sensible Patientendaten und dem Bedarf, mehrere Standorte zentral zu verwalten. Details zum Setup findest du im Projekt Arztpraxis mit drei Standorten.
Fazit
Dropbox bleibt ein solides Produkt, aber das Abo-Modell wird mit wachsendem Team und wachsendem Datenvolumen spürbar teurer, und die Daten liegen außerhalb deines Einflussbereichs. Synology Drive kehrt das Modell um: einmalige Investition statt laufendem Abo, eigene Firmen-Cloud statt Fremdserver, und die Möglichkeit, Speicher, Sync und Backup über ein einziges Gerät abzudecken. Für KMU mit mehreren Nutzern und wachsendem Datenbestand ist der Umstieg in den meisten Fällen eine Frage der Rechnung, nicht der Technik.